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Postes à pourvoir

Assistant de Coordination Communauté Psychiatrique de Territoire Yvelines Sud et pôle de Psychiatrie
FamilleAdministratif et direction
Groupe métierAssistant de Coordination
MétierAssistant de Coordination CPT 78 Sud Yvelines et pôle de Psychiatrie
Date de publication20/01/2020
Description

Le Centre Hospitalier de Versailles recrute

 

ASSISTANT.E DE COORDINATION

COMMUNAUTE PSYCHIATRIQUE DE TERRITOIRE YVELINES SUD ET PÔLE DE PSYCHIATRIE

                                                                                                                             

Positionnement hiérarchique

L’assistant.e de coordination est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Cadre administratif du Pôle de Psychiatrie - Coordonnateur administratif de la CPT 78 Sud.

 

Liaisons fonctionnelles :

  • Cheffe du Pôle de Psychiatrie – Directrice médicale de la CPT 78 Sud et du Centre de preuves en psychiatrie et santé mentale ;
  • Directrice déléguée au Projet Territorial de Santé Mentale du GHT 78 Sud ;
  • Cadre paramédicale du Pôle de Psychiatrie ;
  • Equipes du Pôle de Psychiatrie, en particulier des dispositifs et centres experts du Pavillon Aubert ;
  • Directions fonctionnelles du Centre Hospitalier de Versailles ;
  • Equipes des dispositifs territoriaux ;
  • Acteurs de santé mentale membres des commissions, comités de pilotage et groupes de travail de la CPT 78 Sud et du Centre de preuves en Psychiatrie et Santé Mentale ;
  • Autres établissements de santé du territoire ;
  • Prestataires extérieurs

 

Caractéristiques du service :

Le Centre Hospitalier de Versailles est un Centre Hospitalier de proximité et de recours, dont l’activité s’exerce sur trois sites principaux : le site André Mignot, le site Richaud et le Site Despagne. Le site André Mignot, au Chesnay, siège de l’établissement, regroupe les activités de médecine, chirurgie, maternité et de psychiatrie, dont certaines lui valent une notoriété régionale, voire nationale. Le site Richaud constitue le pôle Gérontologique du Centre Hospitalier de Versailles (SSR, Consultation Mémoire, Consultations Gériatriques, EHPAD et une équipe mobile gériatrique). Le site Despagne accueille les activités de santé publique et médico-sociales de l’établissement (UMJ, CSAPA, CAMSP) ainsi qu’une partie des dispositifs extra-hospitaliers de Psychiatrie.

Le Centre Hospitalier de Versailles est l’établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire Yvelines Sud (GHT 78 Sud), composé des 8 établissements publics de santé du territoire et de deux EHPAD publics autonomes. Il est en direction commune avec les hôpitaux de Plaisir et du Vésinet ainsi que l’EHPAD des Aulnettes à Viroflay

L’ensemble des équipes médicales et soignantes du Centre Hospitalier de Versailles est organisé au sein de 8 pôles cliniques.

Le pôle de Psychiatrie du Centre hospitalier de Versailles est un pôle hospitalo-universitaire comprenant un service de psychiatrie de l’adulte et d’addictologie et un service de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.

Tourné vers l’extérieur et partie à de nombreux partenariats, il gère plusieurs dispositifs territoriaux mis en place dans le cadre du Réseau de promotion de la santé mentale Yvelines Sud dissout pour laisser place, conformément à la loi de santé de 2016, à une organisation pré-figurative de Communauté Psychiatrique de Territoire CPT 78 Sud mise en place à l’initiative des trois établissements assurant la mission de Psychiatrie de secteur sur le territoire Yvelines Sud :

  • Le Centre hospitalier de Versailles ;
  • Le Centre hospitalier de Plaisir ;
  • L’institut MGEN de La Verrière

 

Les dispositifs territoriaux de Psychiatrie portés par le Centre Hospitalier de Versailles dans le cadre de la CPT 78 Sud pre-figurative sont les suivants :

  • Maison des Adolescents Yvelines Sud ;
  • Equipe de liaison (dont Equipe Passerelle) ;
  • Equipe Spécialisée dans l’Evaluation du Handicap Psychique (EHSEP) ;
  • Prestations spécifiques de Psychothérapies

 

La Communauté Psychiatrique de Territoire CPT 78 Sud pré-figurative est également chargée de l’animation des travaux de rédaction du Projet territorial de santé mentale, dont la partie diagnostique a été soumise à l’approbation du Directeur Général de l’ARS Ile-de-France fin 2019. L’année 2020 sera consacrée à l’élaboration de la partie Projet du document.

Par ailleurs, le Pôle de Psychiatrie porte un Centre de preuves en Psychiatrie et en santé mentale, issu d’un partenariat avec la Haute Autorité de Santé, l’Université de Versailles Saint-Quentin—en-Yvelines et qui répond à des missions spécifiques :

  • Analyser les données de la littérature, proposer des pistes d’amélioration, être force de propositions ;
  • Diffuser des savoirs actualisés et accompagner leur mise en œuvre ;
  • Apporter un appui à l’adaptation et à l’évaluation.

 

Missions et responsabilités

L’ assistante de coordination de la CPT 78 Sud pré-figurative et du Pôle de Psychiatrie apporte un appui administratif et logistique :

  • à l’équipe de coordination de la CPT 78 Sud pré-figurative et dans le cadre des formations, groupes de travail et commissions mises en œuvre ;
  • aux dispositifs territoriaux portés par le Centre Hospitalier de Versailles ;
  • au Pôle de Psychiatrie du Centre Hospitalier

Il.Elle est également chargé.e de la promotion des activités de la CPT 78 Sud pré-figurative et du Centre de Preuves en Psychiatrie et Santé Mentale.

Il.Elle assure un reporting régulier des activités qui lui sont déléguées. 

 

Activités

L’assistant.e de coordination assure :

  1. Le secrétariat de la CPT 78 Sud pré-figurativeAccueil téléphonique et orientation des demandes ;
  • Accueil physique le cas échéant ;
  • Traitement et mise en forme de documents, courriers et rapports ;
  • Gestion du courrier (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
  • Gestion documentaire (classement et archivage)
  • Gestion des listes de diffusion et annuaires ;
  • Organisation des rendez-vous et réunions : gestion des agendas et des réservations de salles ;
  • Gestion des commandes mensuelles (papeterie, hôtellerie, etc.).

 

      2. Un appui administratif et logistique aux dispositifs territoriaux portés par le Centre Hospitalier de Versailles dans le cadre de la CPT 78 Sud pré-figurative

  • Position d’interface entre les équipes et les directions supports du Centre Hospitalier de Versailles ;
  • Gestion des commandes (papeterie, hôtellerie, etc.) ;
  • Enregistrement et suivi du traitement des notes de frais ;
  • Traitement des notes d’honoraires des libéraux associés dans le cadre des Prestations Spécifiques de Psychothérapie (PSP) et de l’expérimentation Ecout’Emoi ;
  • Organisation des réunions (détaillé ci-dessous) ;
  • Enregistrement et suivi des conventions partenariales ;
  • Tableaux de suivi et reporting des dépenses des différents dispositifs.

 

      3. La gestion des formations territoriales organisées dans le cadre de la CPT 78 pré-figurative

  • Relations avec les stagiaires, les formateurs et les établissements employeurs ;
  • Organisation administratives  (certificats de présence, conventions le cas échéant) ;
  • Organisation matérielle (réservation de salle, matériel, repas ou collation le cas échéant, émargement, questionnaire de fin de formation…) ;
  • Tableaux de suivi et reporting des dépenses et recettes.

 

      4. L’organisation de réunions et évènements extérieurs

          Réunions

  • Organisation matérielle (envoi des invitations, réservation de salle, matériel, repas ou collation le cas échéant, émargement) ;
  • Prise de notes et rédaction des relevés de décisions.

         Evènements extérieurs

  • Relation avec les prestataires sollicités pour l’occasion (réservation d’un lieu ou d’une salle, commande de repas, location de matériel…) ;
  • Promotion de l’évènement ;
  • Gestion des inscriptions (certificats de présence, conventions le cas échéant) ;
  • Elaboration des divers documents diffusés et distribués aux participants ;
  • Gestion de la logistique évènementielle sur site.

 

       5. La communication interne et externe

  • Elaboration/suivi de la charte graphique de la CPT 78 Sud pré-figurative, de ses dispositifs et actions ;
  • Créations de supports graphiques, utilisation de divers médias ;
  • Gestion des commandes et relations avec les prestataires ;
  • Gestion des sites internet (relation avec les prestataires pour la construction et le développement, mise à jour du site, mise en ligne de documents) ;
  • Tableaux de suivi et reporting

 

       6. Un appui administratif et logistique au Pôle de Psychiatrie :

  • Suivi des commandes d’équipement, d’hôtellerie, et des prestations extérieures du Pôle ;
  • Suivi des notes de frais des professionnels du Pôle ;
  • Enregistrement et suivi des conventions du Pôle ;
  • Accueil physique, téléphonique, gestion du courrier et des rendez-vous lors des congés de l’assistante médico-administrative du Pavillon Aubert ;
  • Soutien logistique aux travaux du Centre de preuves de en Psychiatrie et Santé Mentale ;
  • Organisation et promotion des réunions et évènements organisés par le Pôle.

 

Qualification, compétences et qualités

Pré-requis :

Formation de niveau BTS ou Licence en Gestion, Secrétariat/Assistanat de Direction, Information/Communication

 

Connaissances souhaitées :

Gestion administrative

Communication / relations interpersonnelles

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
 

La connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement de santé est un plus

 

Savoir-faire :

Accueillir du public et gérer des appels téléphoniques ;

Classer des données et documents de diverses natures ;

Traiter l’information et assurer sa diffusion en interne et/ou en externe ;

Préparer et organiser des réunions, y compris avec un grand nombre de participants ;

Rédiger et mettre en forme des notes, procédures, documents relevant des activités qui lui sont confiées ;

Proposer des supports de communication interne et externe ;

Prendre en charge le suivi complet de dossiers, en autonomie ;

Rendre compte de ses activités (tableaux de suivi notamment)

 

Qualités personnelles :

  • Polyvalence et capacités d’adaptation ;
  • Rigueur, sens de l’organisation et de la priorisation ;
  • Créativité ;
  • Esprit d’équipe ;
  • Sens de l’accueil et de la relation ;
  • Facilités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
  • Discrétion et respect de la confidentialité.

 

Organisation du travail

Activités de semaine, 5 jours sur 7 de 9H00 à 17H00 (Ces horaires peuvent varier en fonction des besoins du service : réunions tardives notamment).

Congés : 25 CA, 15 RTT.

Déplacements possibles

 

Contact : M. Julien TORRENT 01 39 63 97 71
Adresser  candidatures à  : jtorrent@ch-versailles.fr